Onboarding

Pourquoi un onboarding digital pour les nouveaux arrivants ?

La vie en entreprise a connu de nombreux rebondissements, rendus notamment possibles par le développement du numérique. La crise sanitaire de 2020-2021 a accéléré la mise en place du télétravail, le statut de freelance se généralise… Ces expériences récentes ont montré que beaucoup de collaborateurs aspirent à un modèle hybride entre digital et réel. Travail à distance et dans des bureaux, parcours de formation, de collaboration, et d’onboarding numérique et en présentiel.

Les motivations des employés ont également évolué. On ne travaille plus seulement pour faire de l’argent, mais aussi pour construire une carrière qui a du sens, pour participer à la société, faire des rencontres et des expériences. Les techniques d’onboarding ont donc naturellement évolué elles aussi.

Un onboarding digital ou virtuel offre de nombreux avantages :

•  La digitalisation des documents et des informations simplifie le pré-onboarding et l’onboarding, tout est disponible plus facilement, et peut s’envoyer numériquement. Cela coûtera moins cher à l’entreprise alors qu’il peut être parfois difficile de trouver un créneau qui convienne à tout le monde pour se rencontrer avant le début du contrat de travail.
• Le matériel restera également disponible et consultable pendant toute la durée de la formation, le nouvel arrivant pourra s’y référer en cas de doute même plusieurs semaines après son arrivée. Il devient autonome et monte plus vite en compétences.
• Un onboarding digitalisé permet un suivi précis, grâce à la récolte des données, afin de personnaliser le parcours du nouvel arrivant à ses compétences et ses besoins précis, de revenir dessus pour clarifier ou renforcer certains points si nécessaire. Cela permet aussi d’améliorer régulièrement le parcours d’onboarding pour les futurs recrutés, grâce aux retours d’expérience.
• Une orientation virtuelle permet de s’adresser à un plus large public, venant de départements différents, d’automatiser le partage d’information concernant la culture de l’entreprise, son histoire et ses valeurs.

Tout comme le blended learning (formation à distance et en présentiel) semble avoir gagné les faveurs de beaucoup d’entreprises, un onboarding hybride, mêlant digital et face-à-face permet de profiter de tous les avantages du digital, sans omettre l’élément humain. Les interactions entre les collaborateurs et leurs managers permettent de renforcer la confiance, la collaboration et la motivation.

Un environnement numérique présente bien sûr aussi des nouveaux challenges pour l’accueil des nouveaux entrants :

• Les collaborateurs et les managers ne seront pas forcément dans le même lieu, ce qui peut compliquer la communication.
• La capacité d’attention est moindre face à un écran qu’en présentiel,
• Si le nouvel arrivant travaille à distance, il peut dans un premier temps ne pas avoir accès aux mêmes outils informatiques, ressources ou infrastructures nécessaires pour une formation optimale.
• Tout comme le télétravail a fini par peser sur certains employés, un parcours d’initiation 100% digital et virtuel risque parfois d’en devenir trop “froid’.

Pour tous ces challenges, une solution évidente et à portée de main se trouve dans la gamification.

Pourquoi un onboarding gamifié ?

Qu’est-ce-que la gamification ?

La gamification, comme expliqué dans cet article, c’est l’application de règles, mécanismes et principes spécifiques au monde du jeu, dans des environnement nouveaux. Le but de la gamification est de motiver et d’engager les utilisateurs, de rendre l’expérience plus agréable, ludique et divertissante. Dans le cadre de l’onboarding, qu’il soit digital ou en présentiel, l’intérêt pour la gamification n’est plus à démontrer.

Grâce à la gamification, la transmission des savoirs se fait plus facilement, le taux de rétention des informations et des talents est augmenté. Les nouveaux arrivants sont intégrés plus rapidement et plus efficacement.

Ce concept est particulièrement intéressant lorsqu’on cherche à intégrer les millenials (nés du début des années 1980 au début des années 1990) et la génération Z (nés de 2000 à 2010 environ). On estime en 2020 que les millennials représentent 50% des salariés, et que la génération Z représente 24% des salariés. Il est donc indispensable de s’adresser à ces générations spécifiquement.

Il est possible de faire, avec précaution, quelques généralités concernant ces générations. Nés ou élevés avec le numérique, ils maîtrisent le digital, la plupart ont grandi avec les jeux vidéos et mobiles, ils aspirent à un environnement de travail plus ludique et innovant. De plus, ils cherchent à s’épanouir au travail, à évoluer dans un cadre stimulant qui ait du sens et qui favorise l’estime de soi. Ils aiment garder le contrôle (sur leur formation, sur leurs progrès) et leur liberté. Ils s’adaptent facilement et savent gérer la pression mais il est donc nécessaire de trouver le moyen de les engager, de les encourager, et de développer un environnement rassurant.

La gamification et les jeux digitaux permettent ainsi de :

● Réduire le stress du collaborateur – Un jeu digital bien construit assure un ton accueillant pour rassurer le nouvel arrivant et l’aider à se sentir en confiance et attiser sa curiosité. Le jeu représente un espace sécurisé, où les erreurs sont permises, les questions peuvent être posées librement sans crainte de l’échec.

● Créer une bonne première impression de la marque employeur – Un jeu personnalisé, respectant l’ADN de votre entreprise, vous permettra de faire une solide première impression, et de transmettre avec dynamisme vos valeurs et votre histoire. Montrez que vous êtes une entreprise qui sait intégrer les talents, les cultiver, et continuez ainsi d’attirer les meilleurs profils.

● Améliore la collaboration et la cohésion d’équipe – Des jeux multijoueurs favorisent la socialisation, la bienveillance, et donc l’intégration des nouveaux entrants.

● Accélérer la formation et la productivité – Les jeux digitaux permettent de fixer des objectifs clairs, et de suivre l’évolution de ces objectifs. Ainsi, la formation des collaborateurs commence dès le premier jour. Et les données offrent l’opportunité de débriefer régulièrement avec vos collaborateurs, pour compléter certains sujets en présentiel si nécessaire, le tout en conservant un ton positif, ludique et original.

● Augmentent la satisfaction et le taux de rétention des talents – Les collaborateurs ainsi divertis et intrigués par les jeux proposés, voient leur l’engagement envers l’entreprise augmenter : ils appartiennent réellement à une équipe, avec une vision. Ils y resteront donc plus longtemps, motivés par ces valeurs communes.

Ainsi la marque employeur de votre entreprise gagne encore en notoriété. Un onboarding ludique et innovant sera un levier de communication pour rendre votre entreprise plus attractive, et faciliter vos futurs recrutements.

Comment réussir son onboarding gamifié grâce aux solutions d’Emeraude Escape

Nos formats & notre valeur ajoutée

Chez Emeraude, nos équipes techniques et créatives sont à votre service pour vous aider à accueillir vos collaborateurs, raconter votre histoire et inventer de nouvelles expériences inoubliables.

Notre promesse est celle d’un storytelling et d’un design soignés et à la hauteur de vos attente et de votre ADN; une maîtrise de la pédagogie du jeu et de la formation en entreprise, pour un onboarding efficace et instructif; une équipe techniques en maîtrise parfaite des dernières innovations, et prête à relever tous les challenges.

Détaillez-nous votre demande, obtenez un aperçu de nos jeux et des conseils d’experts !

Choisissez parmi de nombreux formats disponibles, pour toutes les étapes de votre onboarding !

• Un quizz ou un jeu de simulation pour tester les connaissances des nouveaux arrivants, avec des indices et des possibilités de rejouer afin d’ancrer les connaissances
• Une chasse au trésor pour faire visiter votre entreprise
• Un cluedo ou un escape game digitaux, ou encore un serious game pour présenter l’histoire, les valeurs, la culture de votre entreprise
• Du speed gaming ou des championnats pour aider la socialisation et motiver les joueurs
• Des solutions de jeu metaverse pour offrir à vos employés une expérience immersive, qui présente votre culture ou stratégie d’entreprise de manière innovante et impactante.
• Des vidéos interactives, et beaucoup d’autres…

Choisissez parmi nos options techniques et fonctionnalités pour améliorer l’engagement des collaborateurs joueurs !

• Un mode multijoueurs, et le tracking des joueurs sur carte interactive pour motiver la collaboration,
• Des avatars customisés pour stimuler la socialisation,
• Des aides et des indices automatisés afin d’aider à la formation,
• Une version mobile pour se rapprocher au mieux des utilisateurs,
• Un suivi personnalisé afin de débloquer de nouveaux contenus en fonction des progrès du collaborateur, pour retenir son attention,
• Un sound design soigné et de l’animation, pour faire vivre votre marque et offrir une expérience immersive
• Etc.

Nos cas client d’onboarding virtuels et gamifiés

Découvrez trois cas clients pour illustrer nos jeux digitaux d’onboarding.

AXPO – Séminaire d’accueil des cadres 2021

Axpo est la première entreprise de production et de distribution d’énergies renouvelables en Suisse (solaire, éolienne). Pour leur réunion de management annuelle, Axpo a choisi de co-créer avec Émeraude un jeu digital présentant de manière ludique et immersive sa stratégie à venir, son positionnement et ses défis futurs. Projetant les joueurs en 2050, ces derniers ont découvert un univers de nouvelles problématiques environnementales et ont dû résoudre de nouveaux défis.

Martine Graziano, Head of Transformation & Innovation chez Axpo, témoigne ici de son expérience avec Émeraude et explique le choix de ce jeu digital futuriste.

“Nos principaux objectifs étaient d’impliquer les collègues, de leur permettre de s’amuser, de les connecter les uns aux autres, tout en transférant des connaissances clés. […] Le message était important. Les employés et la direction avaient déjà participé à la présentation et lu la documentation, mais nous voulions ajouter une autre dimension d’engagement en créant ce jeu. Il offre une manière différente d’apprendre et de réintégrer le message, en résolvant des énigmes. […]  Il s’agissait aussi de collaboration, il y avait des configurations de groupe, 5 personnes de différentes unités et pôles ont joué le jeu ensemble, ils ont été jumelés de manière aléatoire, ils ont pu discuter ensemble et favoriser la collaboration au sein du groupe Axpo et des entreprises qui le composent.”

MICROSOFT – Re-onboarding et présentation des locaux

Comme évoqué plus tôt, après les confinements de 2020 et 2021, l’heure est à l’hybride, et le 100% télétravail fait progressivement place à un retour aux locaux de bureaux. Dans ce genre de situations, une expérience de re-onboarding peut s’avérer nécessaire.

Emeraude a ainsi aidé Microsoft à faciliter le retour sur site en période post-Covid, grâce à un Escape Game hybride géant, pour faire visiter physiquement et digitalement les employés du campus d’Issy-les-Moulineaux. Cette chasse au trésor digitale les entraînait tout autour du campus pour résoudre des énigmes, immergés dans un décor immersif et un mobile design créatif et dynamique pour engager et motiver les joueurs pour ce retour en présentiel après l’épreuve des confinements.

Un bijou technique et de créativité qui a embarqué avec succès 2000  participants !

WAVESTONE – Séminaire digitale d’intégration 2021

Le cabinet de conseil Wavestone a organisé un séminaire digital d’intégration de plus de 300 nouveaux collaborateurs en simultanée à distance. Emeraude Escape a donc conçu pour l’occasion un jeu d’équipe digital, qui avait pour but de favoriser la collaboration, de fédérer et de créer du lien entre consultants et avec leurs managers. Mais aussi de véhiculer les valeurs et la stratégie de l’entreprise et le fonctionnement de la représentation du personnel et du CSE.

“Compte tenu de la crise sanitaire et de la généralisation du télétravail, Wavestone a trouvé que le jeu digital était un bon outil pour permettre d’apprendre tout en s’amusant sur les trois thématiques qui le constituent : les événements et activités proposés mais aussi la représentation des collaborateurs et la participation aux enjeux stratégiques du cabinet. […] Parmi les leviers importants, nous pouvons citer la personnalisation aux besoins, à l’image et aux valeurs du cabinet, la rigueur et le respect d’un planning ambitieux.”

Pourquoi un onboarding pour vos collaborateurs ?

L’onboarding peut se traduire par l’accueil des nouveaux collaborateurs, leur introduction à l’entreprise. Une vision un peu plus large de l’onboarding inclurait tout le processus du recrutement, jusqu’à l’orientation des collaborateurs, avec la présentation de leur nouveau poste et l’immersion progressive dans l’entreprise et son histoire. Il s’agit de toutes les actions qui facilitent l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise.

Cette arrivée est un moment clé pour l’équipe qui l’accueille et pour toute l’entreprise. C’est l’occasion de partager la culture et les valeurs de l’entreprise, de commencer à former et à impliquer le nouvel arrivant dans la réussite de son équipe et de l’organisation. C’est l’occasion de commencer sa formation, et de le faire monter en compétences rapidement, pour le rendre autonome et engagé.

L’onboarding n’est plus juste un process RH, mais bien un véritable levier d’action et de performance pour les entreprises. En effet, si l’intégration de collaborateurs devient une démarche d’entreprise globale, tout le monde en bénéficiera.

Les enjeux et les objectifs d’un onboarding sont clairs : l’engagement et la rétention des talents. Et comme pour tout, la première impression est décisive. Elle impacte fortement le développement d’un sentiment d’intégration et d’appartenance à une équipe, à une vision d’entreprise.

Si l’accueil est efficace et réussi, la satisfaction des talents et leur engagement sera plus forte, la motivation sera renforcée et la rétention de ces talents sera donc plus facile. Si, au contraire, l’accueil n’est pas à la hauteur, les risques sont nombreux et sérieux : baisse de la motivation et donc de la productivité, désengagement des collaborateurs, et à terme, un plus grand turnover.

Aujourd’hui, l’onboarding n’est plus une simple orientation le jour de l’arrivée d’un nouvel employé, mais bien un processus en plusieurs étapes, qui peut durer de plusieurs semaines à plusieurs mois et qui prend de nouvelles formes, digitales, gamifiées…

Les étapes de l’onboarding

Ce processus d’onboarding peut donc commencer dès le recrutement, avec les premières interactions, où déjà une vision de l’entreprise est partagée. Il se continue les jours qui précèdent l’arrivée du collaborateur, son premier jour dans son équipe, et peut durer de plusieurs semaines à 6 mois, voire 1 an.

Ce programme d’accueil comprend différents volets, du plus terre à terre au plus théorique, et plusieurs étapes :

1 – Le pré-onboarding

Il s’agit de tout ce qui précède l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise après la signature de son contrat. Cela comprend la présentation des objectifs et des responsabilités du poste du nouvel entrant, et la mise en relation avec les autres membres de l’équipe, même en cas de travail à distance. Il s’agit aussi du travail préparatoire pour s’assurer que tout sera prêt et efficace le jour de son arrivée (c’est-à-dire la préparation du matériel et des accès informatiques, le suivi de l’administratif…). Les premiers liens se tissent déjà, et permettent de rassurer le collaborateur.

2 – L’orientation et les démarche d’accueil le premier jour en entreprise

Dans la continuité directe du pré-onboarding, l’objectif est de faire naître un sentiment d’appartenance, à une équipe, et à une entreprise avec une vision et des valeurs. De la visite des locaux le cas échéant, à la présentation des outils en passant par la rencontre avec l’équipe. De l’information sur l’organisation interne de l’entreprise et de l’équipe, pour finir par la communication de l’histoire, des valeurs, de la culture de l’entreprise, on revoit des choses peut-être déjà évoquées en étape de pré-onboarding, de manière plus concrète.

3 – La formation et les premières tâches

A son arrivée, le collaborateur découvre ses premières tâches et tout le processus de formation progressive nécessaire à la prise en main en confiance de son poste. Le parcours est détaillé et peut commencer (gens à rencontrer, formation à suivre, contenu à lire et à maîtriser…). Cette étape est déterminante et permet de débuter la collaboration effective avec l’équipe.

4 – Le soutien continu

Afin de s’assurer que toute l’information reçue sur les premières semaines soit retenue, il faut s’engager à rester disponible, à l’écoute, et être sûr que les ressources et les outils soient à portée de main en cas de questions, de doute, de problème.

Quelques chiffres pour comprendre la nécessité d’un onboarding

Ces dernières années, de nombreuses études autour de la satisfaction au travail ont été menées. L’onboarding apparaît très clairement comme un facteur clé d’épanouissement au travail :

• 4% des employés quittent leur poste après une première journée désastreuse
• 22% des employés quittent leur poste après seulement 45 jours
• Les collaborateurs ayant bénéficié d’un onboarding ont 58% de chances d’être encore présents 3 ans après leur arrivée.
• 86% des nouveaux collaborateurs décident de rester ou quitter l’entreprise durant les 6 premiers mois de leur embauche,

Le coût moyen d’un nouvel employé pour une entreprise s’élève à plus de 4000€. Sachant que perdre un employé sa première année coûte à l’entreprise 3 fois son salaire, on comprend que l’intégration est donc un moment stratégique pour le convaincre. Un onboarding réussi peut ainsi augmenter la rétention des talents de 82% et la productivité de 70%.

Par ailleurs, 88% des employés estiment que l’onboarding de leur entreprise n’est pas à la hauteur, on constate donc qu’il y a une grande marge de manœuvre pour améliorer l’accueil des arrivants.

Nos derniers conseils pour réussir votre onboarding digital

Notre premier conseil est un rappel plus général : gamifiez votre process d’onboarding, c’est l’assurance de nouveaux collaborateurs motivés et engagés.

Nos conseils suivants s’appliquent quel que soit le processus d’onboarding choisi, mais seront facilités grâce à la gamification.

• Impliquez vos équipes dans la création du process d’onboarding. Ils sont là depuis longtemps et maîtrisent les détails opérationnels. S’ils connaissent le processus d’onboarding, ils seront mieux à même d’accueillir les nouveaux arrivants
• Commencez l’onboarding avant la prise de poste de votre collaborateur. Un pré-onboarding attentif facilite une arrivée sereine. La formation se fera de manière plus fluide et en confiance si le collaborateur a pu prendre connaissance des informations clés avant son arrivée.
• Assignez des mentors ou des camarades lors de l’onboarding des nouveaux arrivants. Le contact qui se nouera grâce à ce genre de système permet une intégration à l’équipe plus rapide. Selon la Harvard Business Review, 56% des nouveaux arrivants qui ont eu un camarade pendant leur onboarding se sont montrés plus productifs. Ce chiffre augmente jusqu’à 97% lorsqu’ils ont eu plus de 8 interactions avec leurs partenaires d’onboarding pendant les 3 premiers mois. Un programme de mentoring est toujours une bonne idée, alors pourquoi ne pas le faire démarrer dès l’onboarding ?!
• N’oubliez pas le suivi et le feedback. l’onboarding n’est pas seulement l’accueil la première semaine. Il s’agit d’un processus à suivre sur plusieurs mois. C’est le début de la formation continue du collaborateur, qui va nécessiter un ajustement permanent. Des points réguliers entre managers et nouveaux collaborateurs permettent d’assurer que les objectifs sont compris, et que les doutes sont rassurés. Responsabilisez et rassurez votre collaborateur, afin qu’il continue à avancer sereinement.

Retrouvez ici plus de conseils pour un onboarding virtuel réussi !