Améliorer l’onboarding virtuel des nouveaux collaborateurs

On peut dire qu’en 2022, le processus d’onboarding, autrement dit d’intégration, des collaborateurs revêt une dimension plus importante qu’avant. Votre entreprise a besoin d’exploiter les meilleures pratiques possible s’agissant de faciliter le soutien, la formation et la rétention des nouveaux talents que vous comptez embaucher cette année.

Onboarding : les fondamentaux

Dit simplement, l’onboarding est un processus à destination des nouveaux collaborateurs qui rejoignent une entreprise (quelle que soit sa taille) qui aide à les préparer pour leur nouveau poste. Il permet de les plonger dans la culture de l’entreprise et de les présenter à leurs collègues. Il crée de la cohésion d’équipe et suscite une participation active. Un processus d’onboarding qualitatif est primordial. En effet, il peut largement contribuer à améliorer la productivité des nouvelles recrues, mais aussi à inciter les collaborateurs à rester dans l’entreprise sur du long terme. En résumé, avec ce processus, vos nouveaux collaborateurs se sentent accueillis et investis vis-à-vis de votre entreprise dès le départ.

L’onboarding comprend généralement 4 phases-clés :

• le pre-onboarding,
• les démarches d’accueil à proprement parler,
• la formation
• le soutien aux collaborateurs sur leur nouveau poste.

Toutefois, pour un onboarding le plus efficace possible en 2022, il existe un large éventails d’autres éléments que ce processus devrait inclure. L’usage de tactiques de gamification fournie par un expert en solutions gamifiées qualitatives comme Emeraude Escape en fait partie. Nous y reviendrons plus tard.

Les tactiques essentielles à mettre en place pour un onboarding des collaborateurs efficace en 2022

Nous avons vu les fondamentaux à prendre en compte quand une entreprise souhaite procéder à un onboarding efficace de ses nouvelles recrues. Regardons maintenant de plus près les meilleures pratiques qu’elles peuvent exploiter pour que leur processus d’onboarding soit le plus efficace possible.

1. Démarrer l’onboarding avant la prise de poste

C’est une erreur de penser que l’onboarding commence le 1er jour où un nouveau collaborateur est formé, où il passe la porte de sa nouvelle entreprise ou encore où il se connecte s’il travaille à distance. Les processus d’onboarding les plus efficaces commencent longtemps avant le premier jour de travail des collaborateurs. Pour se rapprocher de leurs nouveaux collaborateur en amont, les entreprises devraient s’appuyer sur des emails de bienvenue, des réunions virtuelles préalables au travail en amont et d’autres tactiques.

Pour faciliter leurs démarches, les entreprises peuvent aussi s’appuyer sur des séminaires digitaux engageants dynamiques et collaboratifs. Les séminaires digitaux sur-mesure peuvent constituer des remarquables plateformes pour la mise en relation et les échanges. Généralement, ils peuvent inclure tous les éléments souhaités. Cela va des vidéos d’introduction et des tutoriels à des activités engageantes comme des quizz et d’autres défis.

2. Assigner des camarades ou des partenaires d’onboarding

La Harvard Business Review rapporte que 56% des nouveaux collaborateurs à qui on a assigné un camarade pendant leur processus d’onboarding se sont montrés plus productifs. Pourquoi ? En raison du contact noué avec leurs collègues. Ce chiffre grimpe à 97% quand il y a eu plus de 8 interactions entre les camarades d’onboarding pendant les 90 premiers jours. Faire travailler ses nouvelles recrues ensemble par paire comme des amis ou en équipe peut améliorer leur satisfaction générale sur le processus d’onboarding.

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3. Organiser des points réguliers avec les managers

Il est essentiel d’établir des moments clairement identifiés pour des échanges ouverts et de faire savoir aux nouveaux collaborateurs qu’ils peuvent compter sur leurs managers.

Faire des points réguliers entre les managers et les nouveaux collaborateurs est important. Cela permet de s’assurer que chacun est pleinement conscient des attentes essentielles, des procédures à suivre et des progrès attendus.  Au minimum, essayez d’organiser ces réunions le 1er jour, le 7ème jour et le 14ème jour. Prévoyez une autre réunion le 30ème jour et ensuite organiser un point mensuel.

Emeraude Escape peut vous aider à mobiliser facilement la gamification.

4. Impliquer les équipes dans le processus d’onboarding

N’oubliez pas vos collaborateurs et vos équipes qui sont là depuis plus longtemps. Souvenez-vous que ces nouveaux collaborateurs dont vous gérez l’onboarding vont faire partie des dites équipes dans le future. Faciliter leurs premiers échanges est donc une bonne idée. En effet, ignorer les équipes peut générer des confusions, des malentendus et des crispations inutiles sur la durée. Introduisez les nouveaux collaborateurs auprès de leurs équipes respectives. Expliquez leur éventuelles nouvelles fonctions à chacun. Ainsi, tout le monde sera sur la même longueur d’onde. Vous pouvez également encourager la construction de liens entre les nouveaux collaborateurs et leur équipe avec quelques jeux et exercices de team-building.

5. Partager des informations clés la première semaine avec les nouveaux collaborateurs

Les informations que les nouveaux collaborateurs reçoivent la première semaine vont largement influencer leur future manière de travailler . C’est particulièrement vrai quand ils apprennent là quelles sont les valeurs fondamentales et la culture de travail de l’entreprise. Ceci dit, il ne faut pas non plus les surcharger d’informations trop vite au risque qu’ils se sentent dépassés. Parmi les informations et activités à inclure forcément la première semaine, il y a :

• L’accueil par l’entreprise, le CEO et le manager
• La découverte des valeurs, de la vision et des objectifs de l’entreprise
• Les plannings de la première semaine
• La présentation aux équipes, les rituels et cérémonies
• La terminologie et les habitudes de langage clé des équipes

6. Utiliser des jeux et des activités engageantes pour l’onboarding des collaborateurs

Nous avons mentionné plus haut les bénéfices que peuvent procurer les jeux. Nous y revenons pour insister sur le caractère essentiel de la gamification pour rendre les processus d’onboarding efficaces. Son impact est particulièrement puissant sur ce qui a trait au team building. Des activités comme les escape games digitaux, les jeux basés sur du speed gaming ou le concept de battle royal fournissent une fantastique opportunité pour aller à la rencontre des nouveaux collaborateurs là pour rester. En parallèle, cela les rend heureux et impatients d’entamer leurs futures missions au sein de l’entreprise. Rendre son processus d’onboarding le plus fun et le plus excitant possible peut avoir un impact positif sur le moral des collaborateurs et favoriser une meilleure communication.

De façon similaire le re-onboarding de vos collaborateurs peut s’avérer essentiel. Typiquement nous avons contribué à un large processus de re-onboarding pour Microsoft en créant un Escape Game hybride géant avec des expériences physiques et des expériences digitales pour les 2000 employés de son campus d’Issy les Moulineaux durant la période post-Covid de retour sur site.

Pour aller plus loin : Tout ce que vous devez savoir sur la Gamification

7. Obtenir et exploiter les retours des nouveaux collaborateurs

Obtenir un feedback, soit un avis critique (positif ou négatif) de chaque nouveau collaborateur passant par le processus d’onboarding correspond à l’une des meilleures pratiques que chaque entreprise, petite ou grande, peut mettre en place. Cette démarche va permettre d’obtenir des retours essentiels sur ce qui marche et ce qui ne marche pas. Ainsi, vous pourrez faire des ajustements en continu et fournir à vos futurs collaborateurs un encore meilleur processus d’onboarding. Envoyez des évaluations et des sondages. Sollicitez des suggestions auprès du plus grand nombre de personnes possibles. Tout cela pour avoir une vision d’ensemble de comment votre processus d’onboarding s’est déroulé.

Quelques mots à garder en mémoire pour conclure

Notre équipe d’experts à Emeraude Escape espère que les informations fournies ici vous aideront à mieux cerner la dimension essentielle de l’onboarding des collaborateurs, ses différentes phases clés et l’usage de la gamification pour optimiser l’efficacité du processus.

Vous avez besoin de jeux d’onboarding hautement qualitatifs ? Contactez Emeraude Escape dès aujourd’hui.