Coinvolgere i dipendenti nell’era dello smart working

Dopo un anno di crisi sanitaria, lo smart working, incoraggiato dai datori di lavoro, sta diventando una realtà. Questo nuovo modo ibrido di lavorare sta prendendo piede in tutto il mondo e costringe tutte le strutture, grandi e piccole, a reinventarsi e continuare a fornire risultati nonostante la distanza tra i dipendenti. Qualche anno c’erano molti dubbi sul concetto di smart working, sinonimo di “troppa libertà” e sforzi organizzativi aggiuntivi. Oggi non è più così, la distanza fisica e geografica tra i dipendenti si democratizza pur presentanto opportunità e rischi.

DEI RISCHI LEGATI ALLA DISTANZA, MA SOPRATTUTTO DELLE OPPORTUNITÀ

Quando Twitter ha annunciato che avrebbe consentito a tutti i suoi dipendenti di lavorare in smart working a tempo indeterminato nel 2020, numerose sono le aziende che seguito l’esempio, tra cui Facebook, Square e Shopify. Google ha persino registrato risparmi per un importo di 268 milioni di dollari grazie allo smart working dall’anno scorso. Inoltre, la diversità geografica diventa una realtà e consente l’internazionalizzazione dei team e dei punti di vista. Queste recenti opportunità hanno permesso di rassicurare i datori di lavoro sullo smart working e quindi di democratizzare questa pratica, diventata ormai la regola all’interno delle aziende.

I rischi legati a questa nuova organizzazione del lavoro sono reali e possono essere superati solo lavorando sull’impegno di tutti i dipendenti, sia in sede che a distanza. Tuttavia, l’ultimo anno ci ha permesso di scoprire una pletora di formati e strumenti di comunicazione. Questi diversi formati e strumenti possono essere classificati in base al grado di impegno richiesto da tutti i partecipanti. In questo caso si tratta di una gerarchia di coinvolgimento collaborativo, che mira a trasformare il livello di collaborazione da semplice informazione ricevuta a coinvolgimento totale da parte di tutti.

CREARE IL LEGAME ATTRAVERSO LA COMUNICAZIONE, MANTENERLO ATTRAVERSO L’INTERAZIONE
Il flusso di informazioni è spesso unidirezionale quando si tratta di formati di comunicazione digitale (riunioni Zoom, webinar con un centinaio di partecipanti, messaggistica, ecc.). Tuttavia, la vera opportunità è incoraggiare ogni dipendente a interagire più attivamente con i contenuti. I team devono essere in grado di co-costruire il flusso di informazioni e lavorare verso un flusso di interazione collettiva in cui ogni individuo sia in grado di partecipare attivamente alla conversazione.

Riunioni interattive, streaming partecipativo workshop sono alcuni dei formati più proattivi rispetto alle semplici riunioni o i webinar, che non richiedono alcun impegno da parte dei partecipanti, ma solo attenzione passiva. L’attenzione dei partecipanti deve quindi essere mantenuta attraverso tattiche di comunicazione efficaci e dinamiche.

Un altro livello di collaborazione si ottiene grazie agli strumenti di lavoro collaborativo che hanno riscosso molto successo come la coedizione, la collaborazione, la co-modifica, ecc. Da Slack a Trello, passando per ClickUp e Figma, questi strumenti consentono a ogni collaboratore di partecipare attivamente a progetti e discussioni attraverso interventi e azioni libere e istantanee. La produttività sul lavoro è aumentata e questi fenomeni sono rapidamente adottati dalla stragrande maggioranza delle aziende.

Da un punto di vista sociale, lo strumento di comunicazione efficace che è stato utilizzato nell’ultimo anno è l’Happy-hour di Zoom. Tra i dipendenti vengono instaurate conversazioni serie e meno serie al fine di favorire la propria adesione e il senso di appartenenza al gruppo. Nonostante l’utilità e la pertinenza di questo format, non favorisce la collaborazione attiva tra i gruppi, perché si accontenta di rafforzare i legami personali senza contribuire allo sviluppo dell’azienda e dei suoi obiettivi. Per fare ciò, l’Happy Hour di Zoom et Teams deve rimanere al centro delle interazioni virtuali tra i dipendenti senza investire su di loro tutto il capitale delle risorse umane di team building.

L’IMPEGNO DEI DIPENDENTI È DETERMINATO DAL LORO GRADO DI COLLABORAZIONE
In parallelo, i giochi online (e in particolare i formati multiplayer) hanno conosciuto una vera e propria evoluzione nel loro utilizzo perché consentono un coinvolgimento collettivo, indipendentemente dalla posizione geografica dei giocatori. Questo livello più elevato di partecipazione viene quindi applicato nel business attraverso attività di team building virtuale, quiz, curiosità, ecc.

Secondo uno studio condotto da Emeraude Escape, il 54% degli intervistati ha partecipato a un’attività sociale virtuale dall’inizio dell’epidemia, ma il 44% degli intervistati preferirebbe un’attività di gioco virtuale collaborativa. Tra questi intervistati, il 62% trova l’idea del gioco aziendale “ludica”, e anche “accattivante” per il 51% di loro. Queste cifre dimostrano un vero entusiasmo da parte dei dipendenti per formati di gioco e attività più coinvolgenti, collaborativi e ludici. Molti dipendenti desiderano continuare a organizzare eventi con una sfida, l’89% dei dipendenti intervistati desidera eventi con competizione o immersione, il 72% desidera che la propria azienda gamifichi le formazioni per favorire la comunicazione.

Le attività di collaborazione virtuale (giochi, seminari, escape room, campionati, gare, ecc.) permetterebbero di stimolare la cooperazione e l’aiuto reciproco tra i dipendenti e coltiverebbero il senso di appartenenza all’azienda aumentando al tempo stesso il benessere dei dipendenti in un contesto ludico. A questo livello di collaborazione, il coinvolgimento dei dipendenti è trasformato nonostante lo smart working e il distanziamento imposto.

Per far ciò, sarà necessario applicare tutte le fasi della gerarchia proposta per raggiungere la fase dell’impegno totale. Si tratta della fase di partecipazione, interazione, proattività e cooperazione, tutte nozioni che quindi favoriscono l’integrazione del team e, successivamente, la crescita delle prestazioni all’interno dell’azienda.